AI prompts voor vergaderingen zijn opdrachten waarmee je AI helpt bij het voorbereiden, structureren en uitwerken van een vergadering. Je kunt AI bijvoorbeeld een agenda laten opstellen, notities laten ordenen en besluiten en actiepunten laten samenvatten. De kwaliteit hangt vooral af van de context, het doel en de informatie die je zelf meegeeft.
Dit artikel is onderdeel van de AI Promptgids op De Wereld van AI. Daar vind je uitleg over prompttechnieken, promptstructuren en praktische prompts voor betere AI-antwoorden.
Hoe AI prompts voor vergaderingen werken
AI kan bij verschillende fasen van een vergadering helpen. Vooraf kan AI onderwerpen ordenen en een agenda voorstellen. Tijdens of na afloop kan AI ruwe notities structureren, besluiten herkennen en actiepunten overzichtelijk maken.
Een algemene opdracht als “maak een vergaderverslag” geeft weinig richting. AI weet dan niet wat het doel van de vergadering was, wie aanwezig waren, welke informatie belangrijk is en hoe uitgebreid het resultaat moet worden.
Een bruikbare prompt bevat daarom minimaal het doel van de vergadering, de deelnemers of doelgroep, de beschikbare notities en het gewenste resultaat. Geef ook aan welke onderdelen apart moeten worden weergegeven, bijvoorbeeld besluiten, openstaande vragen, actiehouders en deadlines.
AI mag ontbrekende informatie niet zelf invullen. Namen, besluiten, deadlines en verantwoordelijkheden moeten uit de aangeleverde informatie komen. Laat AI ontbrekende gegevens benoemen in plaats van ze te verzinnen.
Praktisch voorbeeld
Situatie:
Na een projectoverleg zijn losse notities gemaakt. Daarin staan besproken problemen, twee besluiten en meerdere vervolgacties. De notities zijn nog niet geordend.
Simpele prompt:
Maak een verslag van deze vergadering.
Deze prompt zegt niet welke onderdelen belangrijk zijn, hoe het verslag moet worden opgebouwd en wat AI moet doen wanneer informatie ontbreekt.
Verbeterde prompt:
Zet onderstaande notities van een projectoverleg om in een beknopt en overzichtelijk vergaderverslag. Gebruik de volgende structuur: doel van het overleg, belangrijkste bespreekpunten, genomen besluiten, actiepunten en openstaande vragen. Zet ieder actiepunt in een aparte regel met de actie, de verantwoordelijke en de deadline. Neem alleen informatie over die letterlijk of duidelijk uit de notities blijkt. Schrijf “niet vermeld” wanneer een verantwoordelijke of deadline ontbreekt. Gebruik zakelijke en duidelijke taal. Notities: [plak hier de notities].
De verbeterde prompt maakt duidelijk welke informatie AI moet herkennen en hoe het resultaat moet worden opgebouwd. Daardoor wordt het verslag beter controleerbaar en direct bruikbaar.
Wanneer zijn AI prompts voor vergaderingen nuttig?
AI prompts voor vergaderingen zijn nuttig wanneer je sneller structuur wilt aanbrengen in onderwerpen, notities en vervolgacties. Dat kan bij teamoverleggen, projectbesprekingen, klantgesprekken, evaluaties en interne werksessies.
Vooraf kan AI helpen om een agenda logisch op te bouwen en per onderwerp een doel of beslisvraag te formuleren. Na afloop kan AI lange of rommelige notities terugbrengen tot een overzicht met besluiten en acties.
AI kan ook helpen om vervolgvragen te formuleren. Dat is handig wanneer tijdens het overleg onduidelijkheden zijn blijven staan of wanneer nog informatie van andere betrokkenen nodig is.
Menselijke controle blijft nodig. Controleer altijd of besluiten correct zijn weergegeven, actiepunten aan de juiste persoon zijn gekoppeld en deadlines kloppen.
Valkuilen bij vergaderingen verwerken met AI
- Onduidelijke notities invoeren. AI kan alleen werken met de informatie die beschikbaar is en kan onduidelijke passages verkeerd interpreteren.
- Geen gewenste structuur noemen. Zonder vaste indeling kunnen besluiten, acties en bespreekpunten door elkaar komen te staan.
- Ontbrekende gegevens laten aanvullen. AI kan zelf een deadline of verantwoordelijke bedenken wanneer niet duidelijk is dat dit niet mag.
- Alle details laten opnemen. Een uitgebreid verslag is niet altijd bruikbaar. Geef aan wat moet worden samengevat en wat apart zichtbaar moet blijven.
- Vertrouwelijke informatie delen. Voer geen gevoelige persoonsgegevens, klantinformatie of interne gegevens in wanneer niet duidelijk is hoe de gebruikte AI-dienst deze verwerkt.
- De uitwerking zonder controle verspreiden. Controleer het resultaat voordat het naar deelnemers of andere betrokkenen wordt gestuurd.
Verbeterde AI prompts voor verschillende vergadertaken
De juiste prompt hangt af van de fase van de vergadering en het gewenste resultaat. De volgende voorbeelden kun je aanpassen aan je eigen situatie.
Voorbeeld 1: een agenda opstellen
Maak een agenda voor een vergadering van [duur] met [deelnemers]. Het doel is: [doel]. De onderwerpen zijn: [onderwerpen]. Zet de onderwerpen in een logische volgorde en geef per onderdeel het doel aan, bijvoorbeeld informeren, bespreken of besluiten. Voeg een realistische tijdsduur per onderwerp toe. Plan vijf minuten voor opening en tien minuten voor besluiten en actiepunten. Verzin geen extra onderwerpen.
Voorbeeld 2: een vergadering voorbereiden
Help mij deze vergadering voor te bereiden. Het doel is: [doel]. De deelnemers zijn: [rollen of functies]. De beschikbare informatie is: [informatie]. Geef eerst de vijf belangrijkste punten die ik moet kennen. Formuleer daarna maximaal vijf gerichte vragen die nodig zijn om tot een besluit of duidelijke vervolgstap te komen. Benoem ook welke informatie nog ontbreekt. Trek geen conclusies die niet uit de informatie volgen.
Voorbeeld 3: notities ordenen
Orden onderstaande vergadernotities zonder informatie toe te voegen. Gebruik de koppen: bespreekpunten, besluiten, actiepunten, openstaande vragen en onderwerpen voor een volgend overleg. Behoud namen, data en bedragen precies zoals ze zijn. Markeer onduidelijke passages met “controle nodig”. Notities: [plak hier de notities].
Voorbeeld 4: actiepunten vastleggen
Haal alle actiepunten uit onderstaande notities. Geef ze weer in een tabel met de kolommen: actie, verantwoordelijke, deadline en status. Gebruik alleen informatie uit de notities. Vul “niet vermeld” in wanneer een naam, deadline of status ontbreekt. Zet twijfelgevallen in een aparte lijst onder de tabel. Notities: [plak hier de notities].
Staat er alleen ‘Wie belt de leverancier?’, dan is nog niet afgesproken wie de actie uitvoert. Houd de mogelijke actie op ‘te bevestigen’. In Van notities naar actiepunten met AI oefen je dit met notities, een prompt en een uitgewerkt voorbeeld.
Voorbeeld 5: vervolgvragen opstellen
Analyseer onderstaande samenvatting van een vergadering en formuleer de belangrijkste vervolgvragen. Richt de vragen op ontbrekende informatie, onduidelijke besluiten, niet toegewezen acties en deadlines die nog niet zijn vastgelegd. Groepeer de vragen per onderwerp en leg per vraag in één korte zin uit waarom deze nodig is. Voeg geen aannames toe. Samenvatting: [plak hier de samenvatting].
Voorbeeld 6: een opvolgbericht maken
Schrijf een korte opvolgmail aan de deelnemers van onderstaande vergadering. Bedank voor de bijdrage, vat de genomen besluiten samen en noem de afgesproken actiepunten met verantwoordelijke en deadline. Sluit af met de vraag om eventuele correcties vóór [datum] door te geven. Gebruik maximaal 180 woorden. Neem alleen informatie over uit de samenvatting en verzin geen nieuwe afspraken. Samenvatting: [plak hier de samenvatting].
Gerelateerde promptvoorbeelden
Verder binnen Promptvoorbeelden voor AI
Op de hoofdpagina Promptvoorbeelden voor AI vind je meer praktische prompts voor schrijven, samenvatten, brainstormen, analyseren, vergelijken en onderzoek.
Verder leren
In de Gratis Basiscursus AI leer je de basis van AI, generatieve AI en praktische toepassingen.
De AI Woordenlijst geeft uitleg bij belangrijke begrippen die je tijdens prompting en het werken met generatieve AI kunt tegenkomen.
Op het YouTube-kanaal De Wereld van AI vind je aanvullende uitlegvideo’s over AI, prompting en praktisch gebruik.