AI prompts voor e-mails schrijven zijn opdrachten waarmee je AI een passende e-mail laat opstellen op basis van het doel, de ontvanger, de context en de gewenste toon. Hoe duidelijker je deze onderdelen meegeeft, hoe beter de e-mail aansluit bij de situatie en hoe minder je achteraf hoeft aan te passen.
Dit artikel is onderdeel van de AI Promptgids op De Wereld van AI. Daar vind je uitleg over prompttechnieken, promptstructuren en praktische prompts voor betere AI-antwoorden.
Hoe AI prompts voor e-mails schrijven werken
Bij een e-mail moet AI meer weten dan alleen het onderwerp. Het doel van de e-mail bepaalt wat de ontvanger na het lezen moet begrijpen, voelen of doen. Ook de relatie met de ontvanger speelt mee. Een bericht aan een klant vraagt vaak om een andere toon dan een interne e-mail aan een collega.
Een algemene opdracht als “schrijf een e-mail over de vertraging” geeft te weinig richting. AI moet dan zelf bedenken wie de ontvanger is, wat er precies is vertraagd, welke gevolgen dit heeft en welke oplossing wordt aangeboden. Daardoor kan de e-mail te vaag, te formeel of juist te stellig worden.
Een betere prompt bevat daarom minimaal het doel, de ontvanger, de belangrijkste informatie, de gewenste toon en de gewenste vervolgactie. Geef ook aan wat AI niet mag verzinnen. Namen, afspraken, bedragen, data en toezeggingen moeten altijd uit jouw eigen informatie komen.
Praktisch voorbeeld
Situatie:
Een project loopt drie werkdagen vertraging op. De klant moet hierover worden geïnformeerd. De nieuwe opleverdatum is al bekend en de oorzaak ligt bij een technische koppeling die meer tijd kost dan verwacht.
Simpele prompt:
Schrijf een e-mail aan een klant over vertraging van een project.
Deze prompt geeft geen informatie over de oorzaak, duur, nieuwe planning, toon of gewenste reactie. AI kan daardoor details invullen die niet kloppen.
Verbeterde prompt:
Schrijf een zakelijke en vriendelijke e-mail aan een bestaande klant over een vertraging van drie werkdagen in een lopend project. De vertraging ontstaat doordat een technische koppeling meer testtijd nodig heeft dan verwacht. De nieuwe opleverdatum is donderdag 24 september. Leg kort uit wat er aan de hand is, neem verantwoordelijkheid zonder onnodig uitgebreid te worden en benoem dat zorgvuldige oplevering belangrijker is dan vasthouden aan de oude datum. Sluit af met de vraag of de nieuwe planning gevolgen heeft voor de klant. Gebruik maximaal 180 woorden. Verzin geen aanvullende oorzaken, afspraken of toezeggingen.
De verbeterde prompt geeft AI voldoende context om een geloofwaardige e-mail te schrijven. Tegelijk blijven de inhoud, toon en lengte onder controle.
Wanneer zijn AI prompts voor e-mails schrijven nuttig?
AI prompts voor e-mails schrijven zijn vooral nuttig wanneer je snel een goede eerste versie wilt maken. Dat kan gaan om een reactie op een vraag, een opvolgmail na een gesprek, een herinnering, een uitnodiging, een bevestiging of een uitleg over een wijziging.
AI helpt ook wanneer je moeite hebt met de juiste toon. Je kunt bijvoorbeeld vragen om vriendelijk maar duidelijk te schrijven, professioneel zonder afstandelijk te worden of begripvol zonder een fout te verbergen.
Bij gevoelige of belangrijke e-mails blijft menselijke controle noodzakelijk. Controleer altijd of de feiten kloppen, de toon past bij de relatie en de e-mail geen belofte of aansprakelijkheid bevat die je niet bewust hebt toegevoegd.
Valkuilen bij e-mails schrijven met AI
- Te weinig context geven. Zonder achtergrondinformatie blijft de e-mail algemeen of vult AI zelf details in.
- Geen duidelijke gewenste actie noemen. Een e-mail kan netjes klinken, maar alsnog onduidelijk zijn over wat de ontvanger moet doen.
- Een toon kiezen die niet bij de relatie past. Te formeel kan afstandelijk overkomen, terwijl te informeel onprofessioneel kan zijn.
- AI feiten laten verzinnen. Controleer namen, data, bedragen, afspraken en toezeggingen altijd zelf.
- Vertrouwelijke informatie invoeren. Deel geen persoonsgegevens, gevoelige klantinformatie of interne gegevens wanneer je niet zeker weet hoe de AI-dienst deze verwerkt.
- De e-mail zonder controle versturen. Een tekst kan grammaticaal goed zijn, maar inhoudelijk toch niet passen bij de situatie.
Verbeterde AI prompts voor verschillende e-mails
De juiste prompt hangt af van het doel van de e-mail. De volgende voorbeelden kun je aanpassen aan je eigen situatie.
Voorbeeld 1: reageren op een klantvraag
Schrijf een duidelijke en vriendelijke reactie op onderstaande klantvraag. Vat eerst in één zin samen wat de klant vraagt. Beantwoord daarna alleen de onderdelen waarvoor informatie beschikbaar is. Geef duidelijk aan welke informatie nog ontbreekt en welke vervolgvraag nodig is. Houd de e-mail professioneel, menselijk en maximaal 200 woorden. Verzin geen productinformatie, voorwaarden of toezeggingen. Klantvraag: [plak hier de vraag]. Beschikbare informatie: [vul hier de feiten in].
Voorbeeld 2: opvolgmail na een gesprek
Schrijf een korte opvolgmail na een gesprek met [naam of functie]. Bedank voor het gesprek en vat de drie belangrijkste besproken punten samen: [punten]. Benoem daarna de afgesproken vervolgstappen: [afspraken]. De toon is professioneel en persoonlijk. Sluit af met een duidelijke bevestigingsvraag. Gebruik maximaal 160 woorden en voeg geen nieuwe afspraken toe.
Voorbeeld 3: vriendelijke herinnering
Schrijf een vriendelijke herinneringsmail aan [ontvanger] over [onderwerp]. De oorspronkelijke afspraak of deadline was [datum]. Benoem kort waarom een reactie nodig is en vraag om antwoord vóór [nieuwe datum]. De toon moet beleefd en duidelijk zijn, zonder verwijtend te klinken. Gebruik maximaal 120 woorden. Verzin geen reden waarom de ontvanger nog niet heeft gereageerd.
Voorbeeld 4: een lastige boodschap
Schrijf een zakelijke maar begripvolle e-mail waarin je uitlegt dat [verzoek, planning of voorstel] niet kan worden uitgevoerd. De reden is: [feitelijke reden]. Benoem eerst kort het besluit, geef daarna de noodzakelijke uitleg en bied alleen deze mogelijke alternatieven: [alternatieven]. Vermijd defensieve formuleringen en onnodige details. Sluit af met een passende vervolgstap. Gebruik maximaal 220 woorden en verzin geen extra oplossingen of compensatie.
Voorbeeld 5: bestaande e-mail verbeteren
Herschrijf onderstaande e-mail zodat deze duidelijker, korter en vriendelijker wordt. Behoud alle feiten, afspraken, namen en data precies zoals ze zijn. Maak de gewenste actie voor de ontvanger expliciet. Verwijder herhaling en lange zinnen, maar verander de betekenis niet. Geef eerst de verbeterde e-mail en daarna in maximaal drie punten wat je hebt aangepast. E-mail: [plak hier de tekst].
Gerelateerde promptvoorbeelden
Verder binnen Promptvoorbeelden voor AI
Op de hoofdpagina Promptvoorbeelden voor AI vind je meer praktische prompts voor schrijven, herschrijven, samenvatten, brainstormen, analyseren, vergelijken en onderzoek.
Verder leren
In de Gratis Basiscursus AI leer je de basis van AI, generatieve AI en praktische toepassingen.
De AI Woordenlijst geeft uitleg bij belangrijke begrippen die je tijdens prompting en het werken met generatieve AI kunt tegenkomen.
Op het YouTube-kanaal De Wereld van AI vind je aanvullende uitlegvideo’s over AI, prompting en praktisch gebruik.